Ce mois-ci, je me suis donné le défi de mieux organiser mon temps. J’avais l’impression —Comme probablement beaucoup de parents— de courir d’une tâche à l’autre sans prendre le temps de souffler. Et lorsque j’ai voulu ajouter de nouvelles habitudes plus saines comme la pratique d’une activité physique régulière à cette routine déjà chargée, mon corps et mon mental ont dit STOP. C’était trop. Moi qui essayais d’alléger mon quotidien et de le rendre plus lent et plus doux, alors que je m’étais déjà ajouté la rédaction hebdomadaire d’un blogue et la gestion de médias sociaux pour tenter de faire connaître ledit blogue à ma to do liste, je me retrouvais étourdie devant toutes ces tâches que je souhaitais réaliser en une seule journée. Pourtant —et c’est bien là la contradiction—, comme je suis en télétravail depuis le début de la pandémie, je devrais avoir plus de temps pour moi, non? Alors, où va donc ce temps supplémentaire? Est-il utilisé à bon escient? Pour faire le point sur la situation et mieux organiser mon horaire en fonction de mes véritables priorités, j’ai décidé de décortiquer mon horaire de fond en comble. Je te partage dans cet article comment je m’y suis prise ainsi que le fruit de ma démarche.

Le diagramme : un outil visuel pour bien analyser notre quotidien

Avant de revoir mon horaire de fonds en comble, j’ai décidé de vraiment analyser en détails comment je remplissais mes journées. Deux souvenirs m’ont fait pencher vers un diagramme afin d’analyser de façon visuel mon emploi du temps.

La première fois que j’ai entendu parlé de l’idée d’évaluer mon emploi du temps, c’était à mon travail. Pour mieux répartir la charge de travail entre moi et mes collègues, j’ai dû à plusieurs reprises décortiquer le pourcentages d’heures que je consacrais à la réalisation de chacune des tâches qui m’étaient assignées. Je dois t’avouer que j’ai toujours détesté faire ça d’ailleurs, parce que je pilotais souvent plus d’un dossier en même temps et que je ne réalisais pas forcément chacune des tâches à tous les jours.

L’autre fois, c’était sur la page Facebook d’un café familial que j’aimais beaucoup fréquenter, qui est malheureusement fermé aujourd’hui. Sa propriétaire, Krystelle, s’était fait recommandé par un psychologue de faire un diagramme en pointe de tarte avec chacune des sphères de sa vie pour voir si elle investissait bel et bien son temps à ce qui était véritablement prioritaire et important pour elle. Je me souviens, au moment où j’avais vu sa publication expliquant sa démarche, avoir pensé que je bénéficierais moi-même à faire le même genre d’exercice.

Mais le temps a passé, et j’ai fini par mettre cette idée de côté. Jusqu’à il y a trois semaines, où mon corps et mon cerveau ont décidé de me rappeler à l’ordre.

L’image du diagramme de Krystelle m’est alors revenu à l’esprit. Ce qui le rendait si intéressant, c’était sa simplicité. En effet, en ayant chaque sphère de notre vie (enfants, travail, tâches ménagères, activités sportives, passe-temps, etc.) réparties dans des pointes de tarte, on pouvait voir d’un seul coup d’œil ce qui grugeait le plus de notre temps au quotidien. Ainsi, si le travail occupait une partie trop importante, par rapport aux autres sphères, par exemple, on pouvait le voir d’emblée. On pouvait aussi constater par la même occasion quelles sphères étaient négligées. C’était vraiment très parlant.

Comment faire son diagramme de temps étape par étape

Étape 1 : faire la liste de toutes les tâches de son quotidien

Afin de voir comment je répartissais mon temps et mon énergie au quotidien, j’ai repassé en mémoire les journées de la semaine précédente et j’ai pris le temps de faire une liste de chaque tâche que je devais réaliser. Pour chacune d’elles, j’ai indiqué le nombre d’heures ou de minutes approximatives que j’y consacrais par jour.

Voici la liste de tâches que j’avais :

• Me préparer le matin;
• Préparer les enfants le matin;
• Déjeuner;
• Travailler;
• Entretenir mes médias sociaux;
• Dîner;
• Écrire pour mon blogue;
• Aller chercher les enfants à la garderie;
• Préparer le souper;
• Tâches ménagères;
• Prendre une douche;
• Coucher les enfants;
• Prendre du temps en amoureux;
• Me préparer pour aller me coucher;
• Dormir.

J’ai fais le même exercice pour la fin de semaine, puis j’ai additionné le tout pour me donner également un portrait global de mon emploi du temps sur une semaine complète.

Étape 2 : Regrouper les tâches similaires ensemble

En regardant de plus près ma liste de tâches, je me suis rendue compte que certaines tâches se ressemblaient et pouvaient être regroupées ensemble. D’une liste de 15 tâches, j’ai donc réussi à réduire à 9 grandes catégories de tâches, soit :

• Me préparer;
• Enfants;
• Travail;
• Tâches ménagères;
• Manger;
• Médias sociaux;
• Blogue;
• Amoureux;
• Dormir.

Étape 3 : Convertir le tout en minutes

Ensuite, dans un fichier Excel, j’ai rentré toutes mes données. Je me suis toutefois rendue compte que pour faciliter la compilation et les calculs, c’était beaucoup plus simple de convertir les heures en minutes.

Aussi, pour m’assurer que mes données tenaient la route, j’ai calculé le nombre de minutes dans une journée. Je me suis rendue compte que je dépassais légèrement, mais pas de beaucoup.

Étape 4 : Transposer le tout dans un diagramme

L’intérêt d’avoir listé mes tâches dans un fichier Excel est qu’il est ensuite très facile de créer un diagramme. Le programme a donc créé automatiquement les diagrammes dont j’avais besoin en fonction des données que j’avais compilées.

Mais question de te les présenter sur ce blogue, j’ai recopié les informations dans Canva, qui offre aussi la possibilité de générer des diagrammes automatiquement à partir d’un tableau de données à remplir. Voici ce que ça m’a donné :

Diagramme 1 : Lundi au vendredi

Diagramme 2 : Samedi & dimanche

Diagramme 3 : Semaine complète

Étape 5 : L’heure du bilan

Une fois le diagramme terminé, il est beaucoup plus facile de constater s’il y a des tâches qui prennent trop ou pas assez de notre temps. On peut le voir en comparant la grosseur de chaque pointe de tarte.

Mais pour bénéficier de tous les avantages du diagramme de notre temps, il est également important de se poser les questions suivantes : :

• Quels sont mes objectifs à court et moyen termes? Quelles tâches actuelles y correspondent?
• Quel est le bénéfice que je tire de ces tâches/activités?
• Quelle est la nécessité ou l’urgence de faire ces tâches/activités?
• Est-ce que je tire du plaisir de ces tâches/activités?
• Quelles tâches/activités me grugent le plus de temps et d’énergie?
• Pour quelles tâches/activités aimerais-je avoir plus de temps?
• Y a-t-il des tâches que je pourrais déléguer à quelqu’un d’autre?
• Y a-t-il des tâches que je pourrais reporter à un autre jour/moment?

Les réponses obtenues à ces questions permettront de clarifier la répartition de notre temps et de voir où on peut y apporter des changements qui correspondent davantage à nos besoins, à nos valeurs ou au style de vie auquel on aspire.

Par exemple, tu peux découvrir que :

• Tu ne consacres pas assez de temps à certaines tâches;
• Tu perds beaucoup de temps à faire des choses qui ne correspondent pas à tes valeurs ou à tes aspirations;
• Tu as trop de tâches quotidiennes ou tu souhaites alléger ton quotidien;
• Tu gardes trop de tâches ménagères pour la fin de semaine;
• Etc.

Par exemple, faire un diagramme de mon temps m’a permis de prendre conscience que j’avais souvent tendance à faire plus d’une chose en même temps, comme par exemple travailler et manger, ou bien cuisiner et regarder les médias sociaux. Bien que cette façon de faire me fasse sentir plus efficace par moments, faire plus d’une chose à la fois demande une plus grande dépense d’énergie. On s’épuise ainsi plus rapidement en plus de ne pas profiter pleinement du moment présent.

J’ai aussi réalisé (bien que j’en avais déjà une petite idée avant) que les médias sociaux occupaient une place assez importante dans mon horaire quotidien. Près de 3 heures… Ce n’est pas rien! On ne réalise pas toujours à quel point les médias sociaux grugent de notre temps, et je crois qu’on ne prend pas toujours la mesure des minutes que l’on passe à simplement défiler d’une image ou d’un texte à un autre, à binge watcher story après story… Bien que ce soit plaisant, on passe à côté d’une foule de chose qui se passent réellement ici et maintenant. Bref, je sais maintenant qu’il va falloir que je m’instaure des règles plus strictes en ce qui regarde le temps que je passe sur les médias sociaux et qu’il s’agit d’une des catégories de tâches dans lesquelles je peux aller couper dans le gras.

Autre constat : je travaille plus que ce que je ne devrais réellement. Cela est dû essentiellement au fait que je suis un peu plus distraite ces temps-ci, donc je travaille plus pour compenser. Avec une meilleure gestion de mon horaire, je pourrais éviter ce piège et gagner davantage de temps pour les choses qui me tiennent réellement à cœur et les nouvelles habitudes plus saines que je souhaite implanter dans mon quotidien.

Et après?

Si faire un diagramme de notre temps permet de mieux prendre conscience de là où on met réellement nos énergies et dans quelles proportions, il n’aura toutefois servi à rien si on ne le jumèle pas avec des actions concrètes pour mieux gérer notre temps. C’est pourquoi je t’invite, à la suite de cet exercice, à remplir un planificateur afin d’y inscrire un horaire idéal et réaliste. Avoir un idée précise des tâches que tu souhaites réaliser dans une journée et de leur attribuer un espace-temps déterminé va beaucoup t’aider à avoir un meilleur contrôle de ton temps.

Il existe de nombreux planificateurs que tu peux télécharger ou imprimer sur Etsy. Si tu le souhaites, tu peux télécharger ici le planificateur hebdomadaire que je me suis créé afin de mieux gérer mon temps et alléger ma charge mentale.

Et toi, as-tu l’impression de courir après ton temps ou au contraire, es-tu plutôt en contrôle de ton horaire? Quels trucs utilises-tu pour t’aider à organiser ton temps?